มารยาทในการทำธุรกิจ

5

มารยาทในการทำธุรกิจ

มารยาททางธุรกิจเป็นพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างความสัมพันธ์ที่ก่อตั้งขึ้นตามมารยาทและความสุภาพระหว่างพนักงานธุรกิจ มารยาทและโดยเฉพาะมารยาททางธุรกิจเป็นวิธีการเพิ่มศักยภาพของคุณโดยการนำเสนอตัวเองในเชิงบวก

การเขียนจดหมายธุรกิจไม่ใช่เรื่องของการแสดงความคิดเห็นของคุณอย่างชัดเจน วิธีที่คุณเขียนจดหมายและมารยาทที่คุณจ้างอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการทำธุรกิจของคุณ

การไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณของจดหมายธุรกิจที่ถูกต้องอาจส่งผลให้คุณใช้น้ำเสียงที่ไม่เหมาะสมก่อให้เกิดความผิดหรือความเข้าใจผิดขาดความชัดเจนหรือจุดประสงค์และความเป็นศัตรูหรือความสัมพันธ์ที่บูดเน่า

รากฐานของมารยาทในการทำธุรกิจที่ดีคือ ‘คิดก่อนเขียน’ คุณควรพิจารณาว่าจดหมายฉบับนี้ส่งถึงใครอย่างไรและทำไม? สิ่งนี้จะส่งผลต่อลักษณะเนื้อหาและโครงสร้าง

ที่นี่เราจะกล่าวถึงประเด็นสำคัญบางประการเกี่ยวกับมารยาทในการทำธุรกิจที่ดี:

การจัดการกับจดหมาย

ทำให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อผู้รับอย่างถูกต้อง มันอาจฟังดูง่าย แต่คุณจะประหลาดใจกับจำนวนผู้ที่ไม่ทำเช่นนั้น ชื่อผู้รับควรมีชื่อเรื่อง, เกียรติประวัติหรือคุณสมบัติหากเห็นว่าจำเป็น

หลายคนใช้สูตร ‘Dear Sir / Yours Faithfully’ เมื่อพูดกับผู้รับ แม้ว่าสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ยอมรับได้สำหรับเรื่องที่ทำเป็นประจำ แต่ก็ไม่มีตัวตนและไม่ควรใช้เมื่อต้องรับมือกับสิ่งที่คุณรู้แบบสอบถามหรือการร้องเรียน ควรนำสูตร ‘Dear Mr …. / ขอแสดงความนับถือด้วยความจริงใจ’ มาใช้

เมื่อถึงระดับหนึ่งของความคุ้นเคยก็ไม่ถือว่าเป็นมารยาทที่ไม่ดีในการใช้วลีเช่น ‘Kind Regards’ หรือ ‘All the best’ ในตอนท้ายของจดหมาย

ความลับ

หากเนื้อหาของจดหมายมีความอ่อนไหวส่วนตัวหรือเป็นความลับจะต้องมีการทำเครื่องหมายอย่างเหมาะสม การทำเครื่องหมายตัวอักษร ‘เป็นความลับ’ จะเพียงพอในการเน้นข้อเท็จจริงนี้ หากคุณต้องการให้จดหมายอ่านโดยผู้รับโดยไม่มีการขัดขวางของเลขานุการหรือ PA ให้ทำเครื่องหมายเป็น ‘ส่วนตัว’, ‘ส่วนตัว’ หรือ ‘เป็นความลับอย่างเคร่งครัด’ หากคุณได้รับจดหมายธุรกิจดังกล่าวเป็นมารยาทที่ดีในการตอบสนองและให้ความมั่นใจว่าการติดต่อในอนาคตทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระดับการรักษาความลับ

สไตล์

มารยาทในการทำธุรกิจที่เหมาะสมนั้นจำเป็นต้องมีวิธีการที่สอดคล้องและชัดเจนรวมกับมารยาท ตามกฎของหัวแม่มือมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้จดหมายธุรกิจทั้งหมดเป็นทางการในสไตล์ แม้ว่าผู้รับจะคุ้นเคยกับคุณ แต่ก็ขอแนะนำให้รักษามารยาททางธุรกิจในระดับหนึ่งเนื่องจากผู้อื่นอาจเห็นจดหมายหรือบุคคลที่สามเรียกในอนาคต

อย่างไรก็ตามนี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้คำที่ยาวหรือผิดปกติเพื่อแสดงความเป็นตัวคุณ สิ่งนี้ดูแปลกและทำให้จดหมายไม่สามารถอ่านได้ เป็นการดีที่สุดที่จะอ่านจดหมายก่อนและพิจารณาว่าคุณจะพูดกับบุคคลนั้นแบบตัวต่อตัวในลักษณะเดียวกันหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นให้เขียนใหม่

จดหมายควรลงนามเป็นการส่วนตัว มันดูไม่เป็นมืออาชีพเย็นชาและค่อนข้างขี้เกียจถ้าจดหมายยังไม่ได้ลงนาม อย่างไรก็ตามการมีเลขานุการหรือลงชื่อ PA ในนามของคุณจะไม่ถือว่าเป็นการละเมิดมารยาททางธุรกิจ

อารมณ์ขัน

อารมณ์ขันสามารถใช้ในจดหมายธุรกิจ แต่เมื่อผู้เขียนเป็นบวกอย่างสมบูรณ์ผู้รับจะเข้าใจเรื่องตลกหรือปุน จากมุมมองจรรยาบรรณทางธุรกิจคุณควรหลีกเลี่ยงอารมณ์ขัน นี่เป็นเพราะตอนแรกตัวอักษรอาจถูกอ่านในช่วงวิกฤตหลังจากได้รับข่าวร้ายหรือในโอกาสที่มืดมน เวลาอื่นอารมณ์ขันอาจได้รับการชื่นชม แต่ภายใต้สถานการณ์เหล่านี้มันอาจย้อนกลับมาอย่างมาก ประการที่สองคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรเปิดให้ตีความผิด คำพูดประชดประชันหรือเสียดสีของคุณอาจเป็นไปในทางที่ผิด ประการที่สามเป็นไปได้ว่าบุคคลที่สามอาจอ่านจดหมายซึ่งอาจเห็นว่าอารมณ์ขันไม่เหมาะสมและดำเนินการร้องเรียนในบางประเภท

การตอบสนอง

มารยาทในการทำธุรกิจที่ดีเรียกร้องให้มีจดหมายตอบรับทันทีหรือตามแนวทางที่กำหนด โดยปกติอาจใช้เวลา 5 วันทำการ หากไม่สามารถกระทำได้ควรส่งจดหมายตอบรับทางจดหมายโทรสารโทรศัพท์หรืออีเมล

ใช้หมายเลขอ้างอิงเสมอหรือระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายไว้ที่ด้านบนอย่างชัดเจนเช่น ‘Re: การสอบถามมารยาททางธุรกิจ’ วิธีนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถติดตามการติดต่อและตั้งค่าจดหมายของคุณได้ทันทีในบริบท

เมื่อตอบกลับคะแนนหรือคำถามมารยาทที่เหมาะสมคือการตอบสนองในลำดับเดียวกันกับที่พวกเขาถูกถาม

การจัดการ

จดหมายขัดแย้งมักเป็นเวทีสำหรับความขัดแย้งหรือข้อพิพาท แม้ในสถานการณ์เหล่านี้มีกฎของมารยาทในการทำธุรกิจที่ควรยึดถือ

หากคุณเริ่มต้นการโต้แย้ง 1) อธิบายและกำหนดกรณีของคุณอย่างชัดเจนและชัดเจนแก่บุคคลที่เหมาะสมที่สุด 2) เสนอข้อมูลที่คู่กรณีอาจต้องการเพื่อช่วยตอบคำถาม 3) ระบุเวลาที่คุณต้องการ คาดหวังคำตอบหรือเรื่องที่จะแก้ไข

หากคุณได้รับข้อพิพาทแล้ว 1) แจ้งเพื่อนร่วมงานอาวุโสที่อาจได้รับผลกระทบ รับจดทะเบียนบริษัท หรือผู้ที่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ 2) ส่งคำตอบทั้งหมดในแบบร่างให้เพื่อนร่วมงานอาวุโสตรวจสอบ 3) ยึดข้อเท็จจริงและประโยชน์ของ กรณีและไม่อนุญาตให้อารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง 4) มีความสุภาพอดทนและสุภาพ

การใช้มารยาททางธุรกิจในทุกเรื่องและโดยเฉพาะอย่างยิ่งในจดหมายธุรกิจจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื้อหาเว็บฟรีหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและเพิ่มศักยภาพทางธุรกิจของคุณ