อุปสรรคต่อการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

5

อุปสรรคต่อการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

นโยบายการสื่อสารที่จำเป็นสำหรับ SME ที่กำลังเติบโต

นี่คือบทสรุปของมาร์ตินคุห์นแห่งไอบิสแอสโซซิเอตส์ในเบรเมนให้กับผู้ชมที่ปรึกษาธุรกิจขนาดเล็กในเดือนกันยายน 2547 ความเป็น

มา

หนึ่งในอุปสรรคที่สำคัญที่สุด ปัญหาการไหลของข้อมูล – ขึ้น, ลง, และด้านข้างซึ่งมักจะเรียกว่าการสื่อสารที่ยิ่งใหญ่ ปัญหานี้สามารถลดลงได้ในระยะแรก – พนักงานของไอบิสมีประสบการณ์ส่วนตัวในการสื่อสารที่ จำกัด อย่างอันตรายในองค์กรหกคน! เมื่อประสิทธิภาพในการสื่อสารลดลงพนักงาน (และผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ) จะมี

ความชัดเจนน้อยลงเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวัง
ไม่ค่อยแน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วทั้ง บริษัท
แรงจูงใจที่น่าสงสัยมากขึ้นและไม่เต็มใจที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลง
ผู้มีอำนาจตัดสินใจที่มีคุณภาพต่ำ
มีแนวโน้มที่จะกลายเป็นแผนกมากกว่า บริษัท ที่ให้ความสำคัญกับ NIH (ไม่ได้คิดค้นที่นี่);
มองหางานภายในมากขึ้นและเน้นงานมากขึ้น

การรวมกันของปัจจัยเหล่านี้หมายความว่าการดำเนินการตามนโยบายและความสำเร็จของงานช้าลงหรือในกรณีที่เลวร้ายที่สุดหยุดการหมุนเวียนของแรงงานการขาดงานปัญหาด้านวินัยเพิ่มขึ้นกำลังการผลิตลดลง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าเจ้าหน้าที่กำกับดูแลและการจัดการส่วนใหญ่มีมุมมองที่ชัดเจน แต่มีข้อ จำกัด ในการสื่อสาร นี่คือการบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าพวกเขา (คือหัวหน้างาน / ผู้จัดการ) ต้องการให้พวกเขาได้ยิน – และไม่สร้างช่องทางสองทางที่สามารถใช้งานได้ซึ่งปรับปรุงปฏิกิริยาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น ผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด ไม่มีองค์ประกอบเวทมนต์เดียว – ผู้จัดการไม่สามารถโบกมือและพูดว่า “ให้มีการสื่อสาร” – เนื่องจากธุรกิจประกอบด้วยปฏิสัมพันธ์ที่ซับซ้อนของบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กรมีช่องทางการสื่อสารมากมายและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะ ประกอบด้วยปฏิสัมพันธ์ของพวกเขา เช่นเดียวกับข้อเสนอแนะของไอบิส

ตัวชี้บางอย่างเพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้นการ

วิจัยทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการรับข้อมูล – พวกเขาอาจไม่ได้รับข้อมูล จดทะเบียนห้างหุ้นส่วน แต่ตอบสนองด้วยความไว้วางใจต่อองค์กรที่เชื่อใจพวกเขาด้วยข้อมูล การเปรียบเทียบที่มีประโยชน์คือกฎหมายเกี่ยวกับ Freedom of Information – คิดเกี่ยวกับการสื่อสารอย่างครอบคลุมมากกว่าเป็นเอกสิทธิ์
บุคคลยากจนมากที่แยกข้าวสาลีออกจากแกลบข้อมูลซึ่งนำไปสู่การโอเวอร์โหลดข้อมูลสำหรับบางคน – ยกเว้นว่ามีการวางแผนระบบอย่างเหมาะสม
แต่ละคนมีวิธีการรับข้อมูลแตกต่างกันไปบางคนต้องการเสียง (และผู้ติดต่อรายบุคคล) คนอื่น ๆ ต้องการภาพในขณะที่คนอื่นชอบพิมพ์
ยิ่งช่วงของช่องทางการสื่อสารในวงกว้างมากเท่าใดข้อมูลโดยรวมที่บุคคลภายในองค์กรจะได้รับก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
ห้องสมุดไม่ได้มีวิวัฒนาการในวิธีที่พวกเขาทำงานโดยไม่ตั้งใจ ส่วนใหญ่มีความคิดว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องมีอยู่และไปหามัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นมีอยู่ในวิธีที่เป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ซึ่งเป็นคุณลักษณะสำคัญของระบบข้อมูลการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
มีบุคคลเพียงไม่กี่คนที่ให้ข้อมูลทั้งหมดในงานนำเสนอเดียว การเปรียบเทียบกับข้อความโฆษณานั้นเกี่ยวข้องกับข้อมูลด้วย – บุคคลแต่ละคนจะต้องมีข้อความขั้นต่ำเพื่อรับข้อมูลพื้นฐาน
การโฆษณามีบทเรียนอีกอย่างสำหรับการสื่อสาร – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่สื่อสารนั้นถูกกฎหมายถูกต้องและซื่อสัตย์ คุณสามารถขายอะไรก็ได้เพียงครั้งเดียวให้กับพนักงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ แต่เมื่อคุณทำสิ่งนี้ผิดระบบการสื่อสารของคุณจะไม่ได้รับความเชื่อถืออีก
ความมุ่งมั่นจากจุดสูงสุดเช่นเดียวกับด้านอื่น ๆ ทั้งหมดของการจัดการ บริษัท เป็นสิ่งจำเป็น พนักงานจะตระหนักอย่างรวดเร็วหากคำพูดของผู้บริหารระดับสูงไม่ได้เชื่อมโยงกับการกระทำของพวกเขา

เปลี่ยนจากระบบที่ไม่เป็นระเบียบเป็นระบบสื่อสารที่จัดระเบียบ

สิ่งที่ต้องได้รับการยอมรับจากองค์กรที่กำลังเติบโตคือระบบการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงานทั่วทั้งโต๊ะในสำนักงานที่ใช้ร่วมกันจะไม่ทำงานอีกต่อไปเนื่องจากพนักงานเข้าร่วมองค์กรเพิ่มมากขึ้นและจำนวนผู้มีส่วนได้เสียภายนอกเพิ่มขึ้น นักวิจัยบางคนอ้างถึงสิ่งนี้ว่าเป็น “แพลตฟอร์ม” – เราเห็นว่ามันเป็นการเคลื่อนไหวที่มั่นคงห่างจากการแก้ไขปัญหาเชิงโครงสร้างไปสู่ความกังวลด้านปฏิบัติการ

เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นจะแตกต่างกันไป แต่เป็นที่ชัดเจนว่าเมื่อองค์กรผ่านพ้นจุดที่หัวหน้าทีมสามารถติดต่อกับบุคคลทุกคนได้อย่างไม่เป็นทางการในชีวิตประจำวันองค์กรจำเป็นต้องพึ่งพาส่วนผสมที่แตกต่างกันสามประเภทมากขึ้น ช่อง: เป็น

ทางการ;
เป็นทางการ / ไม่เป็นทางการ;
ไม่เป็นทางการ

ขอให้เรายกตัวอย่างหนึ่งตัวอย่างเพื่ออธิบายความแตกต่างระหว่างทั้งสาม วิธีการสื่อสารที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัดจะรวมถึงจดหมายข่าวของ บริษัท ซึ่งจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่พนักงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เช่นกัน วิธีการอย่างเป็นทางการ / ไม่เป็นทางการเป็นวิธีที่ บริษัท กำหนดกรอบอย่างเป็นทางการซึ่งสามารถสื่อสารแบบไม่เป็นทางการได้ ตัวอย่างคลาสสิกคือการสร้างโรงอาหาร / ร้านกาแฟของ บริษัท ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้บรรยากาศที่ผ่อนคลายซึ่งมีการพูดคุยกัน การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการอย่างแท้จริงจะรวมถึงเทคนิคต่าง ๆ เช่นการจัดการโดยการเดิน

เป็นประสบการณ์ของไอบิสที่การเน้นย้ำส่วนใหญ่ในการพัฒนานโยบายการสื่อสารควรเน้นเทคนิคที่เป็นทางการและเป็นทางการ / ไม่เป็นทางการ เป็นการยากมากที่จะเปลี่ยนรูปแบบการจัดการหรือทัศนคติที่เฉพาะเจาะจง – บางคนสามารถจัดการกับการจัดการได้โดยธรรมชาติ – ไม่สามารถทำได้ – คนอื่นไม่สามารถ – ดังนั้นความพยายามใด ๆ ในการออกกฎหมายเพื่อการนี้จะทำให้เกิดความล้มเหลว

องค์ประกอบสามอย่างมีความสำคัญในการสรุปตัวเลือกหลักสำหรับการปรับปรุงการสื่อสาร: อะไรคือช่องทางสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร / การตัดสินใจและความรวดเร็วในการนำเสนอ บริษัท ที่กำลังเติบโต ส่วนประกอบที่แสดงในรูปแบบตารางด้านล่าง องค์ประกอบเหล่านี้จำนวนมากเป็นส่วนหนึ่งของหรือประกอบด้วยกระบวนการปฏิบัติงานมาตรฐานทั้งหมดของ 68 ที่ Ibis มีให้บริการในปัจจุบัน

จำเป็นที่จะต้องจัดการส่วนประสมการสื่อสารอย่างใกล้ชิด

ต้องใช้ความระมัดระวังในระหว่างการดำเนินการตามนโยบายการสื่อสาร หลาย บริษัท พบว่าเวลาและพลังงานที่เพิ่มขึ้นถูกดูดเข้าไปในสิ่งที่เรียกว่า “การสื่อสาร” แต่ในความเป็นจริงแล้วอากาศร้อนมีปริมาณมาก นี่เป็นปัญหาที่เฉพาะเจาะจงในบางช่องทางการสื่อสารที่มีการทำเครื่องหมายในแผนภูมิว่า TWP – ศักยภาพการสูญเสียเวลา เราทุกคนพบกับบุคคลที่เชื่อว่าเพราะพวกเขามีการประชุมพวกเขาประสบความสำเร็จบางอย่าง – ช่องทางการสื่อสารกลายเป็นจุดจบในตัวเองแทนที่จะเป็นวิธีการในการปฏิบัติกิจกรรมบางอย่าง ในแต่ละพื้นที่ที่มีความเสี่ยงสูงองค์กรควรสร้างนโยบายที่ชัดเจนซึ่งจัดการระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยอาจมีผลกระทบที่สำคัญมากในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวม ตัวอย่างเช่นการจัดระเบียบเวลาและการไหลของโทรศัพท์ อีเมลโทรสารและตัวอักษรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก ลูกค้าของ Ibis หนึ่งคนวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานผ่านกลไกแบบคลาสสิกของไดอารี่กิจกรรมและพบว่ามีเพียง 45% ของเวลาการจัดการเท่านั้นที่สามารถพิจารณาได้ว่าเป็น “ประสิทธิผล” จากการเปลี่ยนแปลงง่ายๆชุดการผลิตเพิ่มขึ้นภายในสองเดือนถึง 70% โดยไม่ลดการติดต่อลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ – ในความเป็นจริงการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าแสดงให้เห็นว่าทั้งสองสิ่งนี้ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ไอบิสปรับปรุงนโยบายการสื่อสารของคุณอย่างไร?

โอกาสส่วนใหญ่ที่องค์กรต้องปรับปรุงการสื่อสารในบริบทที่เป็นทางการและเป็นทางการ / ไม่เป็นทางการครอบคลุมโดยโปรแกรม Ibis SOP ในแผนภูมิประกอบที่ซึ่งสิ่งเหล่านี้มีอยู่จะถูกเน้นด้วยสีดำ สิ่งนี้หมายความว่าโปรแกรมการตรวจสอบของ Ibis จะสร้างนโยบายการสื่อสารที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นโดยอัตโนมัติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาโดยรวมขององค์กร

ช่องทางทำ
อะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร / การตัดสินใจ
ควรนำมาใช้ในการวางแผนการสื่อสารของ บริษัท เมื่อใด รูปแบบข้อเสนอแนะของพนักงาน
อย่างเป็นทางการสำคัญสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร – เครื่องมือสื่อสารที่คุ้มค่าที่สุดโดยเร็วที่สุดผ่าน SOP
สำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
สำคัญสำหรับการปรับปรุงคุณภาพของการเสนอขายสินค้า / บริการและผลิตภัณฑ์ใหม่ / การพัฒนาบริการใหม่
เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ผ่าน SOP
บรรษัทภิบาล
กำหนดกฎระเบียบอย่างเป็นทางการสำหรับความพร้อมของข้อมูลไปยังหลากหลายของผู้มีส่วนได้เสีย
เวทีโดยขั้นตอนการแนะนำจากระยะการเจริญเติบโตในช่วงต้นของ บริษัท ฯ – การเงินและแผนปฏิบัติการขั้นตอนแรกที่สำคัญขั้นแรก ต้องมาพร้อมกับการบริหารเวลาที่ดี
แผนธุรกิจTWP
แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนว่าองค์กรอยู่ที่ไหนและกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับอนาคต
โดยเร็วที่สุด – เผยแพร่ไฮไลท์ที่แก้ไขเมื่อ
รายงานประจำปีที่จำเป็น
สามารถให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของ บริษัท
จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย สามารถปรับปรุงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลัง
ตรวจสอบการประชุม
สำคัญยิ่งเพื่อรวมพนักงานสำคัญเข้ากับการพัฒนาเชิงปฏิบัติการและเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
โดยการแนะนำเวที ต้องมาพร้อมกับการวางแผนการดำเนินการและเวลาที่ดีการจัดการ TWP
ประชุมวางแผนซัพพลายเออร์คีย์ / ลูกค้า
ช่วยเพิ่มความเข้าใจในความต้องการของผู้ผลิต / ลูกค้าปรับปรุงบูรณาการกับการดำเนินงานของ บริษัท
ลูกค้ารายสำคัญและซัพพลายเออร์ควรจะเชื่อมโยงในการขาย / การสั่งซื้อถึงระดับที่มีนัยสำคัญ
การจัดเก็บเอกสารประกอบการว่างกว้าง
ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลและกระบวนการปฏิบัติงานมาตรฐาน
เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ผ่านระบบอินทราเน็ตของ บริษัท – สร้างจุดเก็บนิตยสาร / หนังสือ / คู่มือ / SOP (ไม่จำเป็นต้องเป็นห้องสมุด)
เว็บไซต์
มีหลายหน้าที่ ทำหน้าที่เป็นโบรชัวร์ออนไลน์และสามารถอัพเดทได้อย่างรวดเร็ว จัดทำแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซซึ่งให้ข้อมูลการบริการสำหรับซัพพลายเออร์และลูกค้า
โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้มีการกำหนดความรับผิดชอบสำหรับการจัดการและการแจ้งเตือนการปรับปรุง
ประกาศเป็นประจำ
ให้เว็บไซต์อ้างอิงสำหรับประกาศด้านกฎระเบียบ กิจกรรมทางสังคม; ความคืบหน้าของ บริษัท
โดยเร็วที่สุด – แต่ต้องได้รับมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับการบำรุงรักษา
จดหมายข่าว
ให้ข้อมูลแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย / ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีศักยภาพอย่างต่อเนื่อง
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของ บริษัท
การประชุมทั่วไป
ยากที่จะจัดการเป็นช่องทางการสื่อสาร – จัดการได้ดีกว่าในกลุ่มเล็ก ๆ
จำเป็นเฉพาะเมื่อต้องมีการประกาศ
การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญสัญญาจ้าง / จรรยาบรรณ / คำบรรยายลักษณะงาน
ให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังของพวกเขา
ข้อกำหนดทางกฎหมาย – แนวปฏิบัติที่ดี
คู่มือพนักงานที่ชัดเจนและละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการปฏิบัติงานในรูปแบบการรวบรวมวัสดุ SOP
ควรเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมการปฐมนิเทศ
ระเบียบวินัยและข้อร้องทุกข์
ให้ข้อมูลที่ชัดเจนว่าองค์กรจะจัดการกับปัญหาพนักงาน
อย่างไร เปิดตัวเร็วและมี
ระบบร้องเรียนลูกค้าด้วย SOP
มีการสื่อสารที่สำคัญเกี่ยวกับการรับรู้ของลูกค้าของ บริษัท และเมื่อจัดการอย่างถูกต้องสามารถเป็นเครื่องมือการขายในเชิงบวก
เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
ประชาสัมพันธ์
ให้ บริษัท ที่มีเส้นทางต้นทุนต่ำเพื่อรักษาติดต่อกับราคาตลาดในขณะที่ถูกต้องมีโครงสร้างและการจัดการ
เมื่อ บริษัท ได้ถึงแพลตฟอร์ม
อย่างเป็นทางการสื่อสาร – อีเมลจดหมาย โทรศัพท์โทรสาร
ต้องการนโยบายเฉพาะเพื่อให้การสื่อสารว่าแทนที่จะเสียเวลาองค์ประกอบเป็น maximized ศักยภาพมากสำหรับ TWP
แนะนำระวังและการจัดการให้มีประสิทธิภาพบทความการจัดการธุรกิจและตรวจสอบปกติ
ค่าใช้จ่ายส่งเสริมการขาย
เป็นส่วนหนึ่งของการผสมผสานการสื่อสาร
เมื่อมีความจำเป็น
อย่างเป็นทางการ / ทางการ

โรงอาหารห้อง / กาแฟ
ช่วยให้พนักงานทุกคนที่จะตอบสนองในสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการอภิปราย
พิจารณาเมื่อเป็นไปได้
กับอาคารสถานที่การออกแบบ
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าเกี่ยวข้องกับพนักงานในสถานที่การออกแบบที่สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยกระตุ้นการสื่อสาร
พิจารณาเมื่อเป็นไปได้
การทำงานเป็นทีม
จะช่วยให้พนักงานในการพัฒนาเชื่อมโยงภายในองค์กรในขณะที่จบงานที่เฉพาะเจาะจง
เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
วงกลมคุณภาพ
ให้แพลตฟอร์มอย่างเป็นทางการสำหรับการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของ บริษัท
เชื่อมโยงกับโปรแกรมการประกันคุณภาพรวมถึง ISO
Appraisal
ใบอนุญาตข้อมูลสองทางเกี่ยวกับการรับรู้ของพนักงานขององค์กรและมุมมองระดับองค์กรของพนักงาน (360o)
เริ่มต้นภายในปีแรกของ บริษัท
งานออกแบบ / หมุน
เหมาะสำหรับการปรับปรุงความเข้าใจและการเชื่อมโยงภายในองค์กร
เวิคิดเกี่ยวกับการประจำ
การออกแบบการสร้างแรงจูงใจ
สามารถเชื่อมโยงกับการประเมินในการจัดหาโซลูชั่นบุคคลที่จะพึงพอใจในงาน – ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะ
เวิคิดเกี่ยวกับการประจำ
การชดเชยการออกแบบ
ระบบโบนัสเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพของกลุ่มอย่างแน่นอนสามารถมีอิทธิพลต่อการสื่อสาร
ควรค่าแก่การคิดเกี่ยวกับ
การฝึกอบรมการเหนี่ยวนำอย่างสม่ำเสมอ
ให้แพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการสร้างการเชื่อมโยงที่ไม่เป็นทางการภายในองค์กร
สำคัญในช่วงเริ่มต้น
การฝึกอบรมการบำรุงรักษา
ให้ความหมายของการพัฒนาการทำงานร่วมกันเป็นทีม
จำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาโปรแกรมของ บริษัท
การฝึกอบรมพัฒนา
หมายถึงการพัฒนาการทำงานร่วมกันของทีมหากมีกรณีศึกษา / เนื้อหาโครงการ
จำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาโปรแกรมของ บริษัทการจัดการแบบ
ไม่เป็นทางการ

ด้วยการเดิน
ช่องทางการสื่อสารที่ดีมาก
การตัดสินใจ
แบบตัวต่อตัว
ช่องทางการสื่อสารในอุดมคติคือสไตล์การจัดการที่เหมาะสม
การตัดสินใจเป็นรายบุคคลการ
รวมตัวทางสังคม
โดยปกติช่องทางการสื่อสารที่ไม่ดี
จัดการด้วยความระมัดระวัง